OTRS - Gestão de documentos!

Registros e documentos estão entre os itens mais importantes de uma corporação, ficando atrás apenas dos colaboradores, o que demanda uma atenção especial. O controle desses itens delimita o conhecimento que a empresa tem de si mesma, de seus processos internos, como e o que é feito, colocando os registros e documentos como itens que devem ter seu armazenamento e segurança feitos com excelência.

Com a tecnologia, é possível conseguir um armazenamento seguro, organizado e que permita clareza em todos os procedimentos envolvidos com um único software, o OTRS. A ferramenta que pode ser utilizada em diversas áreas de uma empresa, possui uma gama extensa de recursos e pode suprir as necessidades com relação ao registro da informação. Também disponível como uma solução em nuvem, a ferramenta é altamente personalizável para atender às necessidades da sua empresa. Solução eficiente, o software torna possível a transparência no processamento, coordenação, liberação e armazenamento de dados.

Confira algumas das vantagens do uso do OTRS como solução na gestão de documentos:

• Funcionamento de fácil compreensão para os usuários ou colaboradores, a ferramenta possibilita maior facilidade na localização e manutenção de arquivos, relatórios e documentos;

• Armazenamento de dados a prova de auditoria;

• Permite a identificação do funcionário responsável pela alteração ou entrega de um relatório e a respectiva aprovação do mesmo, por exemplo, ainda que haja grandes fluxos de dados;

• Organização e solução também em nuvem, com todas as vantagens que esse item já proporciona com relação à segurança e tranquilidade da não sobrecarga nos sistemas físicos;

• Padronização de arquivamento e de captação de dados, preservação de documentação com segurança nos procedimentos;

• Flexibilidade de recursos adicionais, e com a vantagem de processos pré-definidos;

• Facilidade para cumprir prazos com o lembrete de pendências e prazos de entregas integrados a contas de e-mail;

• Recurso adicional de controle de acesso, restringindo o acesso a determinados documentos ou dados de um cliente por exemplo.

Além desses itens, todos os dados e documentos são identificados por número, por isso a facilidade em encontrar um determinado arquivo, com a prevenção de perdas, poupando tempo nas atividades cotidianas da organização. Com o OTRS, gestar documentação empresarial de maneira personalizada e flexível às necessidades também tem a questão dos baixos custos, uma vez que a ferramenta é Open Source, limitando os gastos à instalação do sistema.

Gostou das vantagens OTRS? Leia mais sobre a ferramenta em outros posts aqui no blog da BeOnUp.

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